Microsoft Office Communications Server 2007 – Steven van Houttum (steven@solfit.com)

(Dit artikel is geschreven voor de Microsoft website ten tijde van de beta van OCS 2007, het staat nu op deze plek inclusief schermafdrukken, om een kort overzicht van de mogelijkheden te geven.)

Communicatie is tweerichtingsverkeer, maar wat bedoeld is als telefoongesprek eindigt maar al te vaak in het over en weer inspreken van voicemail. Email kan een uitkomst zijn, en is voor veel bedrijven inmiddels het belangrijkste communicatie medium, maar er is geen enkele controle op de ontvangende kant. Iemand kan op vakantie zijn of in een vergadering zitten maar de verzender van de email heeft daar geen zicht op. Instant messaging (IM) kan een interessante oplossing zijn, maar de praktijk wijst uit dat vaak wordt overgeschakeld naar een telefoongesprek. Bijkomend nadeel van de diverse communicatie mogelijkheden is dat we met steeds meer apparaten en applicaties te maken krijgen en dat we worden voorzien van een telefoonnummer, faxnummer, email adres en instant messaging adres. De techniek helpt op deze manier niet echt om effectief te communiceren.

Het in goede banen leiden van deze communicatie stroom kan aardig wat hoofdbrekens opleveren, maar het kan ook anders en wel met Microsoft Office Communications Server 2007 (OCS 2007). OCS 2007 verbindt telefonie, email, video conferencing en instant messaging met elkaar. Dit alles is bereikbaar via de client, Microsoft Office Communicator 2007 (MOC 2007) of via andere software zoals Microsoft Office en derde partij software. Ook zijn er een webvariant en een mobile variant beschikbaar, respectievelijk Microsoft Office Communicator Web Access en Microsoft Office Communicator Mobile. Met Office Communicator 2007 kan de eindgebruiker zelf aangeven op welke manier hij of zij bereikbaar wil zijn. Iemand die contact wil opnemen ziet aan de hand van de status melding wat de beste manier is om contact op te nemen. De gebruiker houdt zelf controle over zaken als online status en wie bijvoorbeeld beschikbaarheids informatie uit de Outlook agenda kan zien. Dat laatste kan door gebruik te maken van categorieën waarin contactpersonen worden ingedeeld en waar vervolgens een bepaalde mate van inzicht in de gegevens is gekoppeld.

De Communicator client, zichtbaar is het instellen van “Level of Access”.

Door de overeenkomsten met MSN/Windows Live Messenger zal de interface en werkwijze van Office Communicator 2007 voor veel mensen intuïtief zijn. Integratie met de Active Directory en Exchange Server maakt het zeer eenvoudig om collega’s te bereiken. Afhankelijk van de configuratie kan de online status worden gekoppeld aan de agenda op de Exchange Server en kan een geautoriseerde gebruiker bijvoorbeeld de details van de agenda bekijken en al of niet privé gegevens zien. Rechtsklikken op een gebruiker geeft informatie over bereikbaarheid en geeft toegang tot de diverse communicatie opties. Ook het overstappen van bijvoorbeeld instant messaging naar een telefoon gesprek kan vanuit dezelfde client software worden afgehandeld.

Alle communicatie opties in één oogopslag.

Vanuit een IM sessie direct bellen, net als een IM eventueel zelfs met een onderwerp en/of prioriteit.

OCS 2007 kan worden gekoppeld aan de telefonie omgeving. Afhankelijk van het type centrale kan dit direct of door middel van een gateway. De koppeling zorgt ervoor dat MOC 2007 naar buiten kan bellen en binnenkomende gesprekken kan ontvangen. Intern is het niet meer nodig om iemands telefoonnummer te weten, het opzetten van een gesprek gebeurt via OCS. Dit kan vanuit MOC of via een geschikte telefoon, maar ook vanuit de diverse Office applicaties. Integratie met andere Office producten zorgt ervoor dat de online status van collega’s zichtbaar is. Op deze wijze wordt de samenwerking versterkt. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een conference call met spraak en video op te zetten met alle ontvangers van een email of met de auteur van een document door gebruik te maken van deze integratie. Office Communicator 2007 functioneert op deze wijze als een volwaardige softwarematige VoIP telefoon aangevuld met de OCS functionaliteit.

Thuiswerkers kunnen uiteraard via een VPN verbinding werken, maar ook een web based verbinding behoort tot de mogelijkheden. Het omleiden van de bureau telefoon kan ook op afstand worden geregeld en de online status kan worden aangepast zodat collega’s ook weten dat er thuis wordt gewerkt.

Ook derden kunnen gebruik maken van OCS. Uiteraard kan externe telefonie via OCS lopen, maar ook gebruikers van MSN, Yahoo, of AOL kunnen via OCS verbonden worden. Op deze wijze kunnen bijvoorbeeld klanten communiceren met een medewerker van het bedrijf.

OCS 2007 kan optimaal integreren met eventueel al aanwezige producten als Exchange Server, SharePoint Server en de diverse Office producten. Email loopt via Microsoft Exchange Server en ook faxverkeer en voicemail kan via Exchange Server worden afgehandeld. Via Outlook kan de gebruiker bij al deze informatie, bovendien kan door de automatische herkenning van een faxsignaal de behoefte aan een apart faxnummer vervallen.

Naast MOC bestaan er ook diverse devices, zowel van Microsoft als van derden. De IP telefoon die Microsoft partners op de markt gaan brengen is voorzien van een groot display waar een applicatie op draait die voor een groot deel dezelfde opties en interface heeft die Office Communicator ook kent. Nieuw in OCS 2007 is de ondersteuning van USB apparaten. Op die manier kan een telefoon of headset voorzien van een USB aansluiting gebruikt worden om gesprekken mee op te zetten en aan te nemen. Diverse partner bedrijven hebben hun producten al laten certificeren voor het gebruik met OCS 2007. Speciaal voor video conferencing brengt Microsoft het Office RoundTable device op de markt.

De IP telefoon.

Office RoundTable device.

OCS 2007 kent, net als veel Microsoft producten, een standard en een enterprise editie. Welke versie wordt gekozen is met name afhankelijk van de grootte van de organisatie. Ook is het mogelijk om rollen te verdelen over verschillende fysieke servers. Hierdoor is OCS 2007 prima te schalen.

Voor de OCS beheerder zijn diverse hulpmiddelen beschikbaar in de vorm van bijvoorbeeld deployment tools en de resource kit om OCS aan de wensen van de organisatie aan te kunnen passen en om integratie zoals met Exchange Server 2007 Unified Messaging te vereenvoudigen. Ook is er een OCS Best Practice Analyzer die de configuratie controleert en aanbevelingen geeft.

Voor een organisatie is het belangrijk om controle te blijven houden over de communicatie. OCS bied wat dat betreft diverse opties voor encryptie en archivering. Al het verkeer kan versleuteld worden en alle conversaties kunnen worden bewaard. Dat kan op individuele basis in een map in Outlook, maar ook op de OCS server kan worden gearchiveerd.

Archiveren in Outlook, ook hier is de online status beschikbaar.

Ook voor OCS 2007 is een management pack voor Microsoft Operations Manager beschikbaar zodat niet alleen de communicatie onder controle wordt gehouden, maar ook het wel en wee van de OCS server.

Office Communications Server 2007 wordt later dit jaar uitgebracht, op dit moment is een publieke beta versie beschikbaar op http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/beta/ocs/default.mspx

Wat is nieuw?

Office Communications Server 2007 bouwt verder op de functionaliteit die Live Communications Server 2005 nu al biedt. Met name onder de noemer “Enterprise Voice” zijn er diverse nieuwe opties bijgekomen op het gebeid van VoIP.

- Het ondersteunen van Interactive Connectivity Establishment (ICE) door OCS 2007 en Office Communicator maakt het mogelijk om zonder een VPN op te zetten een veilige verbinding van buiten het netwerk te maken. Hierdoor kan zowel binnen als buiten het netwerk optimaal gebruik worden gemaakt van de mogelijkheden die OCS 2007 biedt.

- Ook zijn de telefonie mogelijkheden uitgebreider. Zo is het nu bijvoorbeeld mogelijk om eenvoudig met meerdere mensen een conference call, al of niet voorzien van spraak en video, op te zetten.

- Er zijn een aantal interessante “call-handling” opties bijgekomen zoals het tegelijkertijd over laten gaan van een tweede toestel of het doorschakelen van een gesprek als dat niet binnen een bepaalde tijd wordt aangenomen. Hierbij kunnen dan ook nog eens de werktijden zoals aangegeven in Outlook worden aangehouden.

- Vanuit de client interface is directe voicemail toegang mogelijk geworden en ook zijn er geluiden toegevoegd zodat de fases van het opzetten van een gesprek wat duidelijker te onderscheiden zijn.

- Net als bij email kan ook bij een VoIP gesprek nu een onderwerp en de prioriteit worden aangegeven.

- Ook nieuw is de mogelijkheid om Exchange Server distributie lijsten binnen Office Communicator 2007 te gebruiken.

- Voor Outlook is een Conferencing add-in beschikbaar die zowel voor het plannen van conference calls binnen Office Communications Server 2007 als voor Office Live Meeting sessies gebruikt kan worden.