Unified Communications – Steven van Houttum (steven@solfit.com)
(Dit artikel is voor de Microsoft website geschreven, het wordt nu hier ter naslag aangeboden)
Unified Communications is een term die de laatste tijd veel gehoord wordt. Met de Unified Communications producten reeks van Microsoft is het mogelijk om email, spraak, video en instant messaging te bundelen waardoor informatie eenvoudig en veilig te benaderen en te delen is. Dit artikel geeft een overzicht van de producten en de mogelijkheden.
Unified Communications maakt het mogelijk om op meerdere manieren bereikbaar te zijn, bijvoorbeeld via email, voicemail en fax, en om deze informatie centraal te ontvangen in bijvoorbeeld de Inbox van Outlook of met Office Communicator . Ook het gebruik van instant messaging en audio/video conferencing valt binnen het Unified Communications concept. Het concept bestaat natuurlijk al langer, maar de huidige stand van techniek maakt Unified Communications ook echt haalbaar en bruikbaar. Het moet niet alleen technisch mogelijk zijn, maar dit moet ook op een dusdanige wijze gebeuren dat het ook bruikbaar is. Dit is een belangrijk aspect, de technologie moet in dienst van de mens staan en niet andersom.
De producten.
Microsoft Exchange Server is natuurlijk bekend als het mail platform, maar Exchange Server 2007 kan ook aan het telefonie systeem worden gekoppeld. Dit zorgt ervoor dat fax, email en voicemail in een enkele mailbox binnen kan komen. Binnen Exchange 2007 staat dit bekend als Unified Messaging.
Deze mailbox kan dan ook weer op verschillende manieren worden benaderd. Uiteraard speelt Outlook als client nog steeds een belangrijke rol en voor toegang van buiten het netwerk kan Outlook Anywhere het mogelijk maken om ook dan gebruik te maken van Outlook als client. Outlook Anywhere gebruikt een SSL (HTTPS) verbinding, net als bijvoorbeeld Outlook Web Acces. Outlook Web Access (OWA) maakt het mogelijk om met slechts een webbrowser alle mailbox inhoud te bekijken. Voicemail kan worden afgeluisterd met een ingebouwde player of op een telefoonnummer naar keuze. Exchange 2007 kan ook documenten genereren zodat de gebruiker van OWA geen Office hoeft te hebben, dit is ook een belangrijk security voordeel. Active Sync zorgt voor de synchronisatie met PDA of telefoon. Outlook Voice Access maakt het mogelijk om met een telefoon de mailbox te benaderen. Alle inhoud is op deze wijze op te vragen. Het menu kan spraakgestuurd werken (Engelstalig) of via toetsbediening. De mail kan worden voorgelezen, de taal waarin deze is opgesteld wordt automatisch herkend en in die taal kan de mail dan ook worden voorgelezen. Dit werkt ook in het Nederlands uitstekend. Zie de demonstraties op http://www.microsoft.com/netherlands/exchange/voice.aspx. Afspraken kunnen worden verzet, instellingen zoals Out of Office kunnen worden geconfigureerd en via de contactpersonen lijst kan gebeld of gemaild worden. Kortom, ook per telefoon is de mailbox uitstekend te benaderen.
Hoe de koppeling tot stand komt tussen een telefooncentrale en Exchange verschilt per type centrale. In sommige gevallen is een directe koppeling mogelijk. Kan dat niet dan kan een gateway meestal voor de koppeling zorgen.
Microsoft Office Live Communications Server 2005 (LCS) levert instant messaging mogelijkheden, met als belangrijk onderdeel “presence” oftewel aanwezigheid. De misschien wat bekendere instant messaging client, MSN of Windows Live Messenger, maakt dat veel mensen al vertrouwd zijn met presence en instant messaging. LCS maakt het mogelijk om deze technieken ook in een bedrijf te gebruiken. Voor bedrijfsmatig gebruik is het belangrijk dat het verkeer beveiligd wordt en dat er bijvoorbeeld ook archiverings- en beheersmogelijkheden zijn. Bovendien integreert LCS uitstekend met Office producten zoals Outlook en server producten als SharePoint en Exchange en is het geïntegreerd met de Active Directory.
De presence component zorgt ervoor dat het duidelijk is of iemand bereikbaar is en zo ja op welke wijze. Integratie met Exchange zorgt voor een koppeling tussen de agenda en de aanwezigheids status. Presence informatie zorgt voor optimale communicatie. Is iemand aanwezig? Bellen of IM. Niet storen? Email. De client, Microsoft Office Communicator 2005, maakt dit alles mogelijk. Ook beginnen met IM en dan bijvoorbeeld direct via de telefoon verder gaan behoort tot de mogelijkheden. De aanwezigheid van personen is zichtbaar, maar ook de wijze waarop ze bereikbaar zijn. Onder andere email en telefoonnummers kunnen direct worden gebruikt om contact te leggen. Integratie met Exchange zorgt voor een aangepaste beschikbaarheids informatie op basis van de agenda. De adreslijsten uit Exchange kunnen direct worden geraadpleegt om informatie of contact te zoeken. Een Out of Office bericht kan direct weer worden gegeven net als door de gebruiker opgegeven aanvullende informatie. LCS maakt het mogelijk om applicatie te delen zodat ook op afstand samen kan worden gewerkt. Binnen een Office bestand als een Word document is de presence van gerelateerde personen zoals de auteur te zien. Voor gebruik op afstand kan Microsoft Office Communicator Web Access gebruikt worden. Hiervoor is , net als bij Outlook Web Access, slechts een browser nodig. Voor de mobiele gebruiker kan Microsoft Office Communicator Mobile worden ingezet. Deze heeft een groot deel van de desktopclient functies. Als het mobiele apparaat ervoor geschikt is dan is het met deze client ook mogelijk om direct te bellen gebruik makend van VoIP.
Naast de LCS clients is het ook mogelijk om presence en IM uit te wisselen met andere clients, zoals gebruikers van MSN, Yahoo, of AOL. Op die manier kan bijvoorbeeld een klant contact zoeken. Uiteraard is dit alles door de beheerder goed onder controle te houden.
Net als Exchange kan ook LCS aan een telefooncentrale worden gekoppeld. Dit zorgt voor de telefonie mogelijkheden vanuit de LCS client.. Uiteraard kunnen Exchange UM en LCS samen worden gebruikt zodat bijvoorbeeld een gesprek wat binnenkomt via LCS terwijl de gebelde in gesprek is door wordt gestuurd naar Exchange Server 2007 UM en uiteindelijk als voicemail in de inbox komt.
De opvolger van Microsoft Office Live Communications Server 2005, Microsoft Office Communications Server 2007, zal aanvullende functionaliteit gaan bieden. Met name met behulp van Office Communicator direct voice gesprekken kunnen voeren zelfs zonder een fysieke telefoon is een interessante aanvulling op het huidige product.
Microsoft Office Live Meeting is een virtuele presentatie- en vergaderomgeving die zowel voor bijeenkomsten als voor webcasts kan worden gebruikt. Bij een presentatie kan er bijvoorbeeld voor worden gekozen om PowerPoint slides groot weer te geven, en een klein video beeld van de presentator te zien. Audio kan via het netwerk/internet of via een telefoonlijn worden verstuurd, de andere informatie gaat via het netwerk/internet. Bij een vergadering kan het beeld van alle deelnemers worden getoond, of alleen het beeld van degene die aan het woord is. Ook hier is het mogelijk om applicaties te gebruiken zodat er bijvoorbeeld gezamelijk aan een presentatie of een document kan worden gewerkt.
Binnen Live Meeting en Office Communicator 2007 kan gebruik worden gemaakt van het Microsoft Office RoundTable apparaat. Waar huidige videoconferencing aparatuur erg prijzig is levert dit apparaat tegen een goede prijs/kwaliteit verhouding audio en video van bijvoorbeeld een groep personen in een vergaderruimte. Iedereen is in beeld, maar degene die aan het woord is heeft de focus en dus het grootste, centrale beeld. Het grote voordeel ten opzichte van een gewone webcam is dat de interactie op deze wijze een stuk prettiger verloopt omdat ook degene die op afstand meedoet het idee heeft aan tafel te zitten.
Met Exchange Server, LCServer en Live Meeting is het mogelijk om gebruik makend van bestaande, vertrouwde technologie een geïntegreerd geheel te maken wat voor de eindgebruiker een optimale communicatie mogelijk maakt.
Meer informatie: http://www.microsoft.com/uc/
Videomateriaal: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=1cfb4779-b760-4884-8146-53997c802b65&DisplayLang=en
Afbeeldingen: http://www.microsoft.com/presspass/presskits/uc/gallery.mspx
